Guia de Automação Comercial
Nesta edição continuaremos a falar sobre a automação comercial de supermercados, abordando o assunto implantação.
1 – Comece pela retaguarda: Mesmo se a sua prioridade for agilizar o atendimento no caixa, é aconselhável começar o processo de implantação da automação comercial pela retaguarda. Isso porque a frente de loja automatizada gera informações que sem a retaguarda preparada não adianta nada. Na retaguarda, você irá automatizar as seguintes atividades: pedido de compra; recepção de mercadorias; armazenamento e distribuição de produtos para lojas; precificação e reposição de mercadorias; recepção de mercadorias, armazenamento e distribuição de produtos para lojas; precificação (margens, análises de rentabilidade); reposição de mercadorias. Irá controlar o estoque; analisar o perfil da clientela; a rentabilidade por produto, entre outras atividades. Com a automação da retaguarda, você irá administrar melhor o estoque e o giro da sua loja. Isso porque você terá a curva ABC de vendas e rentabilidade de produtos.
Lembre-se que hoje em dia, estoque grande significa dinheiro parado. Além disso, sabendo quais os produtos mais vendidos, fica mais fácil fazer a reposição de mercadoria corretamente e investir em produtos que realmente dão lucro. Essas informações também vão dar mais poder de fogo para você negociar com seus fornecedores e, assim, melhorar as condições de compra. Outro benefício é a possibilidade de diminuir o índice de perdas da sua loja. Com a automação da retaguarda, ao controlar o recebimento e armazenagem de mercadorias, problemas com produtos com data de validade vencida na prateleira, armazenamento inadequado e roubo tendem a desaparecer.
2 – Uma ação de cada vez: Faça a implantação do sistema de automação por áreas. Depois de estar concluída a automação da retaguarda, por exemplo, dê início ao processo na área financeira do supermercado e, depois de concluído, passe para outro setor. É importante concluir e resolver os problemas de cada área, um de cada vez.
Nas áreas financeiras/administrativa, o controle do contas a pagar e a receber; fluxo de caixa, despesas, custo de pessoal, entre outras atividades, passarão a ser controlados pelo sistema. Por essa razão, na hora de escolher o programa que irá automatizar o seu negócio, certifique-se de que ele irá fornecer todos os relatórios gerenciais necessários para sua atividade. Ao automatizar essas áreas, ficará mais fácil saber a real situação financeira da sua empresa e identificar com mais precisão os setores e áreas que justificam investimento.
3 – Por último, a frente de loja: Só depois da automação da retaguarda e das áreas administrativa/financeira estarem prontas, comece a implantar o sistema de frente de loja. Comece com a implantação do check-out (caixa), onde será instalado o PDV ou a máquina registradora e seus periféricos. Como o sistema da retaguarda já registrou todos os produtos comercializados na loja (com seus devidos códigos e preços), ficará mais fácil colocá-lo em operação. Aqui, será mais uma questão de conexão de equipamentos e integrar a base do banco de dados do seu supermercado.
Com a frente de loja automatizada, atividades como o registro de venda ao consumidor, emissão de cupom fiscal, preenchimento e liberação de cheques, recebimento de cartão de crédito/débito, trocas e devoluções, concessão de crédito, preços e condições de pagamento serão realizados pelo operador do caixa sem perda de tempo. Toda a movimentação da loja registrada no caixa irá gerar dados que abastecerão o sistema de retaguarda. Assim, entre outros benefícios, você saberá o momento certo para repor determinada mercadoria. Essas informações também serão usadas pelo sistema administrativo e financeiro da sua loja.
Além da possibilidade de atender o seu cliente mais rapidamente e oferecer serviços de qualidade, um dos benefícios desse investimento será, com certeza, a diminuição no recebimento de cheques sem fundos, pois o sistema permite a consulta nos órgãos de proteção ao crédito antes do preenchimento do cheque. Além disso, com o leitor ótico (scanner de código de barras) erros na digitação de preços de produtos serão praticamente eliminados.
4 – Não dispense ajuda: Mesmo com o projeto de automação concluído, não dispense imediatamente o profissional especializado. Computadores estão sujeitos a falhas e as pessoas que trabalham com eles também podem não otimizar todos os seus recursos.
Por essa razão, é importante manter o relacionamento de parceria com o seu fornecedor. O processo de acompanhamento, assistência técnica, manutenção e atualização do sistema têm que estar previstos no contrato.
Fonte: Revista Automasoft e Bematech.
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